摘要又称概要、内容提要，是以提供文献内容梗概为目的，不加评论和补充解释，简明、确切地记述文献重要内容的短文。对公文摘要内容的准确把握往往需要工作人员具有较高的素质，一段好的摘要不仅能将公文所涵盖的内容和表达的思想充分展现出来，更能为领导科学决策提供参考和便捷，是公职人员办文工作的一项重要内容和必备技能。

摘要，首重“精要”。顾名思义，摘要主要是将上级来文来函或下级请示报告内容精简浓缩成一段几十字到一两百字的语言，并客观全面地将文件内容反映出来供领导先行参阅，让领导对文件内容的关键要素和主要精神有个概况性的了解，即通过阅读摘要就能够对上级的要求或下级请示的事项有一个基本判断，并能敏锐地思考对该事项的初步处理意见。因此，摘要的“精”和“要”就显得尤为重要。比如，根据江西省林业厅办公室《关于印发江西省第七次森林资源二类调查工作方案的通知》（赣林办发〔2018〕71号）中后面的文号就不必要予以摘要，若要说明年份可放在前面用“2018年的某某文件”表述更为精炼，出现多个文件依据的可以用“某某文件等”简要表述。文件的主要内容方面，若是主要任务有较多项的，可表述为“几大方面多少项具体工作任务”；若任务举措在六项左右，则可将黑体字的主要任务分条列出，涉及本地本部门的任务和问题需着重点出，方便阅读。对文件的重要意义和指导思想摘要也可精简，应直奔主题，说明背景。比如，关于开展2019年全市“安全生产月”和“安全生产万里行”活动的通知，总体思路有“深入贯彻贯彻党的十九大和十九届二中、三中全会精神······”一大段内容，可摘要为“为防范消除重大安全隐患，增强全民安全生产意识，市安委会制定出台某某文件”，将文件出发点直截了当表述出来。特别要注意的是，对上级文件中有时间节点明确要求的任务要重点摘要，比如“5月31日前，将自查报告报设区市审计局”，这也是需要第一时间去调度落实的具体任务，时间要求紧急的，还需加急呈阅。

摘要，要分而治之。机要秘书每天经手文件较多，如何迅速判断文件属性并将其分门别类地区分开来很有必要，这关系到不同地摘要方法，有的文件内容简单，摘要甚至只需一两句话概括；但有的文件涉及面广、内容较多，需要统筹考虑。比如，关于人事任免文件的摘要，任免人数较少的可单独列出，任免人数较多的可参照标题用“某某等同志”来概括，也有任职文件中人员是分党政机关和法检部门在一起的，可分类概括。又比如，对于会议或重大活动通知（预通知）的摘要，不仅要将会议（活动）的时间、地点、参加人员等基本信息写清，还要对是否需要准备材料、统一乘车（着装）、佩戴党徽、何时报到等予以摘要，让人一目了然。再比如，“关于推进高质量发展的实施意见”类的综合性文件，则要将基本原则、任务目标、工作重点高度概括，特别是涉及本地本单位的重点任务要予以明确，方便领导将上级要求列入工作日程，把握上级最新要求，并有针对性地谋划布置。

摘要，要注重客观。前文提到，摘要是以提供文献内容梗概为基础，不加评论真实客观反映文件所叙述内容的文件处理方法，主要目的是简洁真实地反映上级要求或下级诉求，如果主观臆断地添油加醋、节外生枝，则有可能改变文件原意，不仅容易造成上下级或部门间误会，还可能造成工作脱节，给领导决策造成误导。因此，对来文主要内容和精神的准确把握是做好摘要的先决条件。收到来文后，摘要者必须对文件进行一次全文通读，对文件整体架构、主要工作和要求有清晰准确的把握，对于背景情况复杂的还需深入研读或咨询来文单位，这样摘要起来才能有的放矢、万无一失，同时分清轻重缓急，做到“有所摘、有所不摘”。此外，部分工作人员出于方便，在摘要时可能会采取复制粘贴文件内容的方式，但也尤其要注意因此可能产生的错别字或上下文脱节现象。对此类问题，只要在摘要后认真仔细地进行复核，就能很好地予以避免。